Nejlepší průvodce výběrem správné online datové místnosti pro vaši firmu
Obchodní přístup typu one-size-fits all se stává zastaralým, protože moderní podniky přecházejí na specializovanější služby. Totéž platí pro poskytovatele virtuálních datových místností. Pryč jsou doby, kdy se virtuální datové místnosti používaly pouze pro fúze a akvizice. Firmy nyní používají software pro datové místnosti pro IPO, fundraising, crowdfunding nebo obchody s nemovitostmi. A očekává se, že dosáhne globální elektronická datová místnost 5 497 milionů dolarů do roku 2030 .
S ohledem na to nabízejí prodejci datových místností více přizpůsobené služby pro různá odvětví a procesy. Je tedy vysoce pravděpodobné, že virtuální datová místnost pro IPO nemusí být dost dobrá pro nemovitosti. Typ služeb datových místností se také liší podle velikosti podniku.
Jak zjistíte, zda je datová místnost vhodná pro vaši firmu? Nebo jak byste si měli vybrat virtuální datovou místnost, kterou vaše firma potřebuje?
Při výběru správného softwaru pro online datovou místnost pro vaši společnost postupujte podle těchto tří jednoduchých kroků.
Obsah
- 1. Definujte, proč potřebujete software pro datovou místnost
- 2. Vyberte funkce, které potřebujete
- 3. Proveďte průzkum poskytovatelů virtuálních datových místností
- Závěrečná slova
1. Definujte, proč potřebujete software pro datovou místnost
Virtuální datové místnosti jsou v podstatě úložiště digitálních dokumentů hostovaná certifikovanými prodejci datových místností. Firmy a veřejné instituce využívají datové místnosti pro online sdílení dat, digitální spolupráci a řízení projektů. Proto, než se rozhodnete pro služby datové místnosti, je důležité odpovědět na několik otázek, jako například:
- K čemu potřebujete VDR? Potřebujete jej pro jednorázový projekt nebo ho chcete trvale začlenit do svých systémů?
- Jak vám datová místnost pomůže dosáhnout vašich organizačních cílů? Zefektivní operace?
- Kolik můžete utratit za datovou místnost? Pomůže vám snížit další výdaje, jako jsou náklady na papír nebo tisk?
- Jaké funkce potřebujete, aby datová místnost nabízela? Kolik úložiště datové místnosti potřebujete?
- Kdo bude technologii používat? Vyhovují vašim zaměstnancům používání nových technologií?
2. Vyberte funkce, které potřebujete
Identifikace potřeby a nastavení rozpočtu jsou důležité kroky, protože vám pomohou posoudit, jaký typ funkcí a služeb si můžete dovolit. Pokud například potřebujete datovou místnost pro usnadnění komunikace mezi členy představenstva, je důležité mít kromě služeb správy dat také nástroje pro správu schůzek.
Některé funkce jsou však povinné a měly by být ve vašem VDR bez ohledu na to, jak jej hodláte používat. Zde jsou některé aspekty, které byste měli hledat.
Zabezpečení datové místnosti
Bezpečnost je nejdůležitějším aspektem technologie datové místnosti. Každý jednotlivý kupující využívá technologii datových místností především kvůli funkcím ochrany dat.
Proto se ujistěte, že vaše VDR má alespoň základní bezpečnostní funkce, jako je dvoufázové ověření, řízení přístupu k zařízení, řízení přístupu k dokumentům, digitální vodoznaky, 256bitové šifrování dat SSL a režim pouze pro prohlížení.
Některé z nejlepších datových místností z hlediska zabezpečení zahrnují iDeals, FimrRoom, Firmex a Datasite. Více o těchto datových místnostech si můžete přečíst na datarooms-review.com — spolehlivá platforma s podrobnými a nezaujatými recenzemi nejoblíbenějších poskytovatelů datových místností.
Certifikace
Poskytovatelé datových místností musí dodržovat standardy stanovené různými globálními a regionálními regulačními orgány. Například globální orgány zahrnují ISO a GDPR, zatímco FINRA , HIPAA a FISMA jsou regionální regulační orgány.
Snadnost použití
Datové místnosti se obecně používají ke zpracování velkých kusů dat. Funkce jako hromadné nahrávání, přetahování nebo editor souborů jsou důležité pro sdílení nebo ukládání velkého množství informací.
3. Proveďte průzkum poskytovatelů virtuálních datových místností
Když porovnáváte virtuální datové místnosti, důrazně se doporučuje provést průzkum také u prodejců. Začněte s výše uvedenými certifikacemi a zjistěte, zda splňují předpisy stanovené vaším regulačním úřadem. HIPAA například reguluje postupy správy dat ve zdravotnictví v USA.
Zde je několik dalších důležitých věcí, které je třeba zvážit.
Relevantní zkušenosti v oboru
Jak již bylo zmíněno na začátku, prodejci datových místností dnes nabízejí přizpůsobené služby pro různé podniky a odvětví.
Zkušenosti v oboru jsou zásadní, protože pomáhají dodavatelům lépe posuzovat výzvy specifické pro dané odvětví. Datové místnosti pro neziskové organizace se také liší od místností používaných veřejnými institucemi nebo komerčními organizacemi.
Digitální přítomnost
Moderní spotřebitelé považují digitální přítomnost za zásadní faktor při budování důvěry. Dokážete si představit virtuální datovou místnost bez jakékoli digitální přítomnosti? Kromě oficiálních webových stránek můžete sledovat firemní profily na profesionálních platformách, jako je LinkedIn.
A co víc, můžete svůj výzkum rozšířit na renomované globální platformy pro recenze softwaru, jako jsou Capterra, TrustRadius, G2 a Software Advice. Zanedbatelná digitální přítomnost je červená vlajka.
Zákaznická podpora
Služba zákaznické podpory je jedním z určujících faktorů při výběru dodavatele. Od instalace datové místnosti přes školení až po řešení problémů, pouze informovaná a citlivá zákaznická podpora vám může věci usnadnit. Dobrá datová místnost s výjimečnou zákaznickou podporou je lepší než výjimečná datová místnost s běžnou zákaznickou podporou.
V neposlední řadě nezapomeňte využít bezplatné zkušební období, které nabízí téměř každý špičkový prodejce datových místností.
Závěrečná slova
Proces výběru datové místnosti nelze brát na lehkou váhu. Chybné rozhodnutí nejen plýtvá časem a zdroji, ale může vést k narušení nebo úniku dat, a tím k ohrožení celkového blahobytu vašeho podnikání. Výše uvedené kroky jsou vysoce doporučenými tipy při výběru softwaru pro datovou místnost pro vaši firmu.
Podíl: